Jede gute Verbesserung beginnt mit einem klaren Weg.
Gemeinsam werden wir die Lösung finden, die zu Deinen Herausforderungen passt — klar strukturiert und in genau dem Tempo, das Du brauchst.
Was sind typische Herausforderungen meiner Kunden? Da fallen mir direkt folgende Sätze ein:
„Infos stehen an mehreren Stellen – und nichts ist wirklich aktuell.“
"Manuelle Routineprozesse fressen Zeit und verursachen Fehler."
"Eigentlich müssten wir das ändern, aber wir wissen nicht wo wir anfangen sollen."
"Alle reden von KI - muss ich hier jetzt sofort was machen?"
Aus diesen Sätzen werden bei mir konkrete Umsetzungen. Damit Du ein Gefühl dafür bekommst, was möglich ist, zeige ich Dir ein paar anonymisierte Beispiele – inklusive messbarer Ergebnisse.
Onboarding Automatisierung
Ausgangslage:
Neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mussten an mehreren Stellen manuell gemeldet werden (interne Abteilungen, externe Stellen wie Steuerberater). Das war zeitaufwendig und führte zu Fehlern und Lücken.
Umsetzung:
Innerhalb des HR-Tools wurden Workflows geschaffen, sodass bei neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen immer alle Daten ausgefüllt werden. Auf Basis der Position wurden im Anschluss automatisiert Meldungen und Aufgabenpakete erzeugt.
Ergebnisse (typische Effekte):
- HR-Tool als zentrale Datenquelle
- Fehler/ vergessene Meldungen: deutlich reduziert (-95%)
- schnelleres, einheitliches Onboarding (bis zu 20% Zeitersparnis)
Rahmen: maximal 4 Wochen bis Go-Live – Aufbau der Positionslogik, Automatisierungen & saubere Übergabe.
IT-Monitoring – von reaktiv zu proaktiv
Ausgangslage:
Störungen wurden oft erst bemerkt, wenn sich die Fachbereiche meldeten. Daraufhin konnte immer nur noch unter Druck reagiert werden und es blieb kaum Zeit für echte Weiterentwicklungen.
Umsetzung:
Einführung eines proaktiven Monitoring-Systems mit automatischen Benachrichtigungen bei Schwellwerten/Fehlerindikatoren, inklusive klarer Eskalationslogik und grafischen Auswertungen.
Ergebnisse (typische Effekte):
- Früherkennung statt Ausfallbetrieb (Professionalisierung)
- Deutlich höhere Systemstabilität (70 % weniger Ausfälle)
- weniger zeitliche Bindung in Supportfällen ( bis zu 2h Pro Mitarbeiter pro Tag)
Rahmen: Aufbau in ca. 2–4 Wochen – Monitoring, Benachrichtigungen & Eskalationslogik inkl. Feintuning.
DMS-Einführung mit ca. 100.000 Eingangsrechnungen pro Jahr (laufend)
Ausgangslage:
Hohe Dokumentenmengen kommen auf unterschiedlichen Kanälen in den Rechnungseingangsprozess - häufig postalisch. Die gesetzliche Aufbewahrung macht mehrere Lagerräume notwendig und es gibt hohe Durchlaufzeiten für Rechnungen.
Umsetzung:
Einführung eines DMS inkl. zentraler Dokumentenhaltung, Rollen/Rechte, standardisierter Prozesse und revisionssicherer Ablage (Projekt läuft noch).
Ergebnisse (geplante/erwartete Effekte):
- zentrale, normkonforme Ablage
- Schnellere Durchlaufzeiten (bis zu 40% Zeitersparnis im Rechnungseingang)
- Einsparungen durch Wegfall von "alten" Produkten und Lagerung (künftige Lösung 20 % günstiger)
Rahmen: Großprojekt – strukturiert über mehrere Monate (Anforderungen → Pilot → Rollout) inklusive Schulung, Tests und Hypercare.
Wenn Du ähnliche Zeitfresser bei Dir siehst – auch wenn sie nicht 1:1 in den Beispielen auftauchen – lohnt sich ein kurzes Erstgespräch. Danach weißt Du verbindlich, ob und wie ich helfen kann.
Damit Ergebnisse nicht nur entstehen, sondern bleiben, arbeite ich konsequent in vier Phasen:
Erste Orientierung
Phase 1
Wir starten damit, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln.
Im ersten Gespräch schauen wir uns Deine Situation an: Wo stehst Du aktuell, welche Herausforderungen gibt es und was möchtest Du erreichen?
Hier geht es vor allem darum, ein Gefühl füreinander zu bekommen und herauszufinden, wie ich Dich am besten unterstützen kann.
Was passiert hier?
- Offenes, entspanntes Kennenlernen
- Überblick über Deine Abläufe & Herausforderungen
- erste Einschätzung möglicher Optimierungen
Was ist das Ergebnis?
- eventuell ein bis zwei schnelle "Kniffe" für Deinen Alltag
- weitere Schritte für die Zusammenarbeit (Phase 2)
Analyse & Klarheit schaffen
Phase 2
Bevor wir etwas verändern, schaffen wir Struktur und Transparenz.
Wir klären, was wirklich verbessert werden soll, priorisieren Anforderungen und schauen uns deine Prozesse im Detail an.
Je nach Bedarf reicht das von einer einfachen Einschätzung bis zur intensiven Prozessaufnahme vor Ort.
Was passiert hier?
- Abstimmung zu gewünschten Veränderungen
- Ich stelle eine saubere Daten- & Informationslage her
- Prozessanalyse (remote oder vor Ort)
- Wir gehen Use-Cases durch (inklusive KI) und bewerten gemeinsam
- Anforderungen werden von mir gesammelt & gemeinsam mit dir priorisiert
- falls nötig, arbeite ich mich in deine bestehenden Systeme ein
Was ist das Ergebnis?
- Eine gute Übersicht Deiner "Zeitfresser" und deren Behebung
- Ein klarer und Umsetzbarer Plan — Eine konkrete Beschreibung, wie ich vorgehen werde und in welchem Zeitrahmen
Umsetzung & Projektmanagement
Phase 3
Aus Planung wird Realität — in genau der Tiefe, die Du brauchst.
Egal ob kleine Automatisierungen oder komplexere Projekte: Ich setze die Lösungen um und bringe, wenn nötig, Struktur ins ganze Vorhaben.
So bekommst Du Ergebnisse, die wirklich funktionieren und Deinen Alltag erleichtern.
Was passiert hier?
- Wir übersetzen Anforderungen in klare Arbeitspakete und legen Abnahmekriterien fest
- Ich setze den Prozess Schritt für Schritt um – inklusive Fehlerfällen und sinnvollen Ausnahmen
- Regelmäßige Zwischenstände: Du siehst, was fertig ist, was offen ist und was als Nächstes kommt
- Tests im Alltag (nicht nur „am grünen Tisch“) und saubere Abnahme
- Bei größeren Vorhaben: Projektsteuerung (Planung, Kommunikation, Risiken, Ressourcen)
- Wenn es hakt: Stabilisieren und nachziehen, bevor es im Betrieb eskaliert
Was ist das Ergebnis?
- ein produktiver Workflow / Prozess (End-to-End)
- Tests & Abnahme anhand definierter Testfälle
- Dokumentation & Übergabe, damit dein Team unabhängig bleibt
- Fehlerfälle & Transparenz (Status, Protokolle, einfache Auswertung)
- eine Einweisung, damit die Nutzung klar ist
Abschluss & Nachbetreuung
Phase 4
Nach der Umsetzung lasse ich Dich nicht allein.
Ich bleibe auf Wunsch an Deiner Seite, überwache Systeme, stehe für Fragen bereit und stelle sicher, dass alles langfristig stabil läuft — Sinnvoll, wenn Prozesse geschäftskritisch sind (Rechnungslauf, Bestellungen, Personalprozesse) oder wenn intern niemand Kapazität für laufende Pflege hat.
Was passiert hier?
- wir klären noch offene Fragen
- ich reagieren auf Unterbrechungen (auch in der Kommunikation mit Dienstleistern)
- Proaktives Erkennen und Lösen von Problemen
Was ist das Ergebnis?
- kritische Geschäftsprozesse sind abgesichert
- auftretende Fehler werden von mir schnellstmöglich behoben bzw. die Lösung wird koordiniert
Unkompliziert ein erstes Gespräch?
Nutze den Link zu meiner Buchungsseite, finde einen für Dich passenden Slot und sichere Dir einen Termin.
kostenloses Erstgespräch buchen (30 Min)
Wir klären kurz Ziel, Ausgangslage und den nächsten sinnvollen Schritt.